Checklist VeriFactu para gestorías: qué revisar en tus clientes con Dolibarr

Si llevas la contabilidad o la fiscalidad de varios clientes, VeriFactu no es un problema técnico de cada empresa por separado: es un problema de cartera. Con decenas de clientes facturando con programas distintos, la pregunta no es "¿cumplo yo?" sino "¿cuántos de mis clientes van a llegar a enero o julio de 2027 sin adaptar?".

Esta checklist está pensada para revisar tu cartera cliente a cliente, con especial atención a los que facturan con Dolibarr — uno de los ERP más usados entre pymes y autónomos en España, y que de serie no cumple VeriFactu.

Paso 1: identifica con qué factura cada cliente

• ·¿Usa un ERP o programa de facturación (Dolibarr, un programa a medida, otro software de gestión)? → Hay que comprobar si el fabricante ya ofrece adaptación VeriFactu.
• ·¿Factura con Excel, Word o plantillas propias? → No va a cumplir de ninguna manera; necesita migrar a un software adaptado antes de la fecha.
• ·¿Usa la futura app gratuita de la AEAT? → Válida solo para volúmenes muy pequeños; si emite más de un puñado de facturas al mes, se le quedará corta.

Paso 2: comprueba la fecha límite que le toca

• ·Sociedades (Impuesto sobre Sociedades): 1 de enero de 2027.
• ·Resto de obligados, incluidos autónomos: 1 de julio de 2027.

No des por hecho que todos tus clientes tienen la misma fecha: mezclar sociedades y autónomos en la misma cartera es habitual, y cada uno tiene su plazo.

Paso 3: si el cliente usa Dolibarr, las preguntas concretas

• ·¿Qué versión de Dolibarr tiene instalada? Afecta a qué módulo se puede instalar y cómo.
• ·¿Es una instalación propia (self-hosted) o gestionada por un tercero? Determina quién tiene que dar acceso para instalar el módulo.
• ·¿Multiempresa? Si el cliente factura para varias sociedades desde la misma instalación, hay que revisarlo caso a caso.
• ·¿Ya le ha hablado alguien de VeriFactu? Muchos clientes habrán visto avisos de su propio Dolibarr o de terceros — conviene saber si ya evalúan otra opción antes de proponer la tuya.

Paso 4: decide la modalidad (VERI*FACTU o no VERI*FACTU)

Esto es lo que menos se explica y más dudas genera. Resumen rápido: en la modalidad VERI*FACTU, el software envía cada registro a la AEAT en el momento y el cliente no tiene que preocuparse por conservar nada — la propia Agencia Tributaria hace de garante. En la modalidad no VERI*FACTU, los registros no se envían automáticamente, pero el sistema exige firma electrónica y un registro de eventos, y el cliente asume la responsabilidad de conservarlo todo correctamente.

Para la mayoría de pymes y autónomos, VERI*FACTU es la opción con menos carga de gestión — no hay que demostrar nada si hay una inspección, porque la AEAT ya tiene los datos. Lo explicamos con más detalle en el artículo dedicado a la comparativa.

Paso 5: prioriza tu cartera

Con la información anterior, ordena tu cartera en tres grupos: sociedades que facturan con software no adaptado (máxima urgencia, plazo enero 2027), autónomos y resto de obligados con software no adaptado (plazo julio 2027, pero conviene no dejarlo para el último trimestre), y clientes que ya facturan con un sistema adaptado o en proceso (seguimiento, no urgencia).

Si gestionas la relación con varios clientes Dolibarr, plantéate un acuerdo de partner con un proveedor del módulo en lugar de resolverlo cliente a cliente: te ahorra tiempo y puedes ofrecerlo como parte de tu servicio.