Desde 2019, toda empresa en España tiene que registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador. No es una novedad, pero sigue siendo una de las obligaciones que más empresas resuelven mal — normalmente con una hoja de cálculo que nadie revisa hasta que hace falta.
Te explicamos qué exige la ley exactamente, cuánto tiempo hay que guardar los registros y qué opciones tienes para no depender de un Excel.
Qué exige la ley exactamente
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar diariamente el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, sea cual sea su tipo de contrato o jornada.
- La hora de inicio y de fin de cada jornada, cada día.
- El registro tiene que estar disponible para el propio trabajador, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
- No hace falta un formato concreto: vale una hoja de cálculo si el registro es completo y fiable, pero tiene que poder consultarse y exportarse cuando lo pidan.
Cuánto tiempo hay que guardar los registros
Cuatro años. Es el plazo que marca la ley, y en la práctica significa que necesitas un sistema que no dependa de que alguien se acuerde de hacer copias de seguridad de un archivo suelto.
El error más común: un Excel que nadie revisa
El registro en hoja de cálculo es legal, pero en la práctica falla por lo mismo casi siempre: alguien tiene que rellenarlo a mano cada día, nadie se da cuenta cuando faltan días, y cuando llega una inspección o un empleado pide su historial, ordenar meses de datos sueltos se convierte en un problema urgente.
Con un sistema de fichaje, el dato queda guardado en el momento en que se ficha — sin que nadie tenga que copiarlo a mano ni acordarse de nada.
¿Va a ser obligatorio el registro digital?
Hoy no. El real decreto que obligaría a un registro horario digital sigue en tramitación y todavía no está en vigor. Un Excel o un papel siguen siendo válidos si el registro es completo y fiable. Dicho esto, la dirección de la norma es clara, y merece la pena revisar el estado de la tramitación antes de dar nada por cerrado.
Cómo simplificarlo
Si tienes entre unos pocos y varios cientos de empleados, un software de control horario resuelve el registro de jornada sin que tengas que perseguir a nadie: fichaje desde el móvil o el ordenador, informes listos para Inspección en un clic y el dato guardado automáticamente durante los cuatro años que exige la ley.
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